Çalışma yaşamının en önemli sorunlarından birisi işçinin kıdeminin, günlük, haftalık çalışma sürelerinin, ücret ve eklerinin, yıllık izini kullanıp kullanmadığının gerçeğe uygun olarak belirlenmesidir.

İş yasası işçinin haklarını doğrudan etkileyen, ücret, kıdem, yıllık izin ve çalışma süreleri konusunda belge tutma yükümlüğünü işverene vermiştir.

Yasal yükümlük olmasına karşın işverenlerin belge tutma yükümlüğünü gerçeğe uygun olarak yerine getirdiklerini söylemek ne yazık ki olanaklı değildir.

İşverenin belge tutma yükümlüğü işçinin haklarını tespit etmek içindir. Uygulamada ise, tam tersine işverenler denetim sırasında idari para cezası yememek için gerçeğe aykırı belgeler düzenlemekte, üstelik bu belgeler üzerinden işçinin haklarına ulaşmasını engellemektedirler.

YAZILI İŞ SÖZLEŞMESİ YAPMA YÜKÜMLÜĞÜ

İşçi ile işveren arasında hak ve borçları belirleyen temel belge iş sözleşmesidir. Süresi 1 yıl ve daha fazla olan iş sözleşmesinin işçi işe alınırken yazılı olarak yapılması zorunludur.

İş sözleşmesi yazılı olarak yapılmamışsa işveren, işçiyi işe aldığı tarihten itibaren en geç iki ay içinde, çalışma günlerini, çalışma saatlerini, ücret ve eklerini, ücretin ödeme gününü, iş sözleşmesi belirli süreli ise süresini, iş sözleşmesi belirsiz süreli ise fesih halinde tarafların uymak zorunda oldukları hükümleri gösteren yazılı belge vermek zorundadır. (4857 sayılı İş. Yasası md. 8)

ÜCRET HESAP PUSULASI VEYA BORDRO

İşveren yapmış olduğu ücret ödemesini ücret hesap pusulasıyla belgelemek zorundadır. Ücret hesap pusulası işçinin ücret hesabını gösteren, işveren tarafından imzalanmış olmalıdır. İşveren ücret hesap pusulasında işçiye yapılan ödemenin gününü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintileri ayrı ayrı göstermek zorundadır.

İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI

İşçinin tüm çalışma süresince haklarının tam olarak ödenip ödenmediğinin denetlenebilmesi için, uzun çalışma sürelerine ilişkin bilgilerin toplu olarak arşivlenmesini sağlamak amacıyla 4857 sayılı İş Yasası 75. maddesinde işverene “işçi özlük dosyası” tutma yükümlüğü getirmiştir.

İşçi özlük dosyasında yasaya göre işverenin düzenlemek olduğu belgelerin tamamının bir örneğinin bulunması zorunludur. Dolayısıyla işçi özlük dosyasında, işçinin kimlik bilgileri, iş sözleşmesi, işin başlangıç ve bitiş saatlerini, yapılan fazla çalışma saatlerini gösteren puantaj kayıtları, yıllık izin belgeleri, ücret bordroları bulunmalıdır. Ayrıca “İşveren işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür”.

PUANTAJ KAYITLARI

İşçilerin aylık ücreti, aksi iş sözleşmesinde kararlaştırılmamışsa ayda 225 saatlik çalışmanın karşılığıdır. İşçinin günde 11 saatin, haftada 45 saatin, gece dönemi 7.5 saatin üzerindeki çalışmaları fazla çalışmadır. Haftalık çalışma süresinin taraflarca 45 saatin altında kararlaştırıldığı durumlarda kararlaştırılan haftalık çalışma süresi ile 45 saat arası iş yasasının 41. maddesine göre fazla sürelerle çalışmadır.

İşçinin fazla çalışma yapıp yapmadığının tespitinde işe başlayış ve bitiş saatleri ve yapılan fazla çalışmanın saat olarak saptanması gerekir. Bu amacı gerçekleştirmek için işveren, fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışma yaptırdığı işçilerin bu çalışma saatlerini gösteren bir belge düzenlemek, imzalı bir nüshasını işçinin özlük dosyasında saklamak zorundadır.

ÇALIŞMA BELGESİ

İşçi işten ayrılıp, yeni bir işe girmek istediğinde önceki iş deneyimleri, kıdemi, ücret ve sosyal haklarının belirlenmesinde işe alınmasında önemli rol oynayacaktır. İşçinin işçilik kıdemi süresince çalışarak elde ettiği işe dönük bilgiler, deneyimi işçi açısından yetkinliğini gösteren insani sermaye niteliğindedir. Bu nedenle her işveren işçinin insani sermayesini görünür kılmak için işçi işten ayrıldığında çalışma belgesi düzenleyerek işçiye vermek zorundadır.

İş Yasası’nın 28. maddesine göre; “İşten ayrılan işçiye, işveren tarafından işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren bir belge verilir. Belgenin vaktinde verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veyahut işçiyi işine alan yeni işveren eski işverenden tazminat isteyebilir.”

YILLIK İZİN DEFTERİ

Yıllık ücretli izin hakkı işçinin anayasal güvence altında olan dinlenme hakkından doğar. Anayasal bir dinlenme hakkı olan yıllık izinden işçi feragat edemez. İş sözleşmesi devam ederken yıllık izin yerine ücret ödenmesi kararlaştırılamaz. İş sözleşmesi sona erdiğinde işçinin kullanmadığı yıllık izin süreleri ücrete dönüşür ve işçinin son ücreti esas alınarak ödenmesi gerekir. İşçinin kullanmadığı yıllık izinler hangi tarihte doğmuş olursa olsun yıllık izin hakkı iş sözleşmesi sona erdiği tarihten itibaren beş yıl geçince zaman aşımına uğrar.

İşveren işçinin yıllık izinlerini, iznin başlangıç ve bitiş tarihini gösteren, işçinin imzasını taşıyan yıllık izin defteri veya eş değer yazılı belgelerle belirlemek zorundadır.

Yasal zorunluluklara karşın, işveren bu belgeleri tutmadığında, belgeleri gerçeğe aykırı bir şekilde düzenlediğinde yasasın emredici hükmüne aykırı davranıyor demektir. Yasanın emredici hükmüne aykırı davranan işverenin bu durumdan hukuki yarar elde etmesi, yasallık ve emredici hüküm kavramlarının doğasına aykırıdır. Bu durumda işverenin başkaca hiçbir delile başvurmaması, işçinin delillerine göre işçi alacaklarının tespiti gereklidir.

Ne yazık ki yargılama pratiği, işverene dava açan işçinin bir başka işçiye tanıklık yapmasını, söyledikleri başka belgelerle doğrulanmadığı sürece yeterli bulmamaktadır. Aynı yargı pratiği yasanın emredici hükümlerine aykırı davranan, belge tutma yükümlülüğünü yerine getirmeyen işvereni ise yanında çalışan işten atılma korkusuyla işveren ne derse aynısını tekrarlayan tanıklarla iddiasını ispat etme kolaylığı sağlamaktadır. Bu nedenle işverenin gerçeğe uygun belge tutma yükümlüğü yasal olarak vardır. Çalışma yaşamında ise tam anlamıyla işverenin insafına kalmıştır.